Es besteht kein Zweifel daran, dass die Leistungsinformationen von Einzelpersonen einen hohen Wert für die Leistung der Ressourcen darstellen. Manager und das Projektmanagementbüro nutzen diese Informationen, um die Nutzung der Ressourcen und die Kosten der Projektabschnitte zu analysieren. Aber eines der schwierigsten Dinge, die wir bei der Interaktion mit unseren Teamkollegen taten, war die periodische Berichterstattung über ihre Arbeitszeiten. Wir sollten immer sagen: „Füllen Sie den Timesheet aus, schicken Sie den Timesheet ab.“ Der Erhalt des Timesheets von Mitarbeitern ist in der Regel ein gescheiterter Versuch mit enttäuschendem Feedback. Manchmal kommt nichts und manchmal kommt es, aber mit vielen Problemen in jeder der Zeilen.
Wie gehen wir mit diesen lokalen Widerstandskräften um, die Zeit innerhalb des Unternehmens zu melden? Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um die Saat der Vorteile der Zeiterfassung in den Köpfen der Mitarbeiter zu säen.
- Sehen Sie aus der Sicht der Arbeitnehmer. Es ist schwierig, Teammitglieder dazu zu bringen, Zeit zu melden, und noch schwieriger ist es in einem alten Team, das nicht daran gewöhnt ist. Sie sind misstrauisch, warum Sie nach den Einzelheiten der Arbeit fragen. Zuerst müssen Sie ihnen versichern, dass Sie nicht als Pate die Kontrolle über alles haben wollen, was sie tun.Sagen Sie ihnen, dass wir nur Stunden Arbeit benötigen, um Projekte zu trennen, damit die Projektleiter die Zeit besser verwalten und den Zeitplan einhalten können. Sagen Sie den anderen Managern, sie sollen diese Sichtweise der Arbeitszeitkontrollliste unter den Mitarbeitern verstärken und wollen niemanden mit diesen Daten beschuldigen.
- Helfen Sie mir, Ihnen zu helfen. Wenn sich die Menschen bereit erklärt haben, Ihnen Informationen zu schicken, können Sie ihnen jetzt beweisen, wie sie die Projektleistung und das Management der Erwartungen der Interessengruppen verbessern können. Jeder erinnert sich daran, dass die Aufgabe des Projekts in der Vergangenheit viel länger gedauert hat, als sie eigentlich vorgesehen war, und das hat alle gestört.Allmählich wird den Leuten klar, dass sie ihre Zeit aufgabenbezogen melden müssen, damit das PMO den für jede Aufgabe erforderlichen Arbeitsaufwand genauer vorhersagen kann.
- Mehr Transparenz, mehr Hilfe. Es muss eingeräumt werden, dass in dieser wirtschaftlichen Situation den Teams täglich mehr Arbeit zugeteilt wird, was auch Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern hervorruft. Sagen Sie den Leuten, dass, wenn der Zeitbericht über Aufgaben und Projekte richtig gemacht wird, die Führungskräfte überzeugt werden, mehr Ressourcen für die Fertigstellung der Projekte bereitzustellen. Wenn ein Unternehmensleiter keinen Zugang zu den Detaildaten über die Leistung der Mitarbeiter hat, denkt er, dass alle Zeit verschwenden und es Raum für mehr Arbeit gibt. Die Leute werden nach und nach Bericht erstatten, so dass die Manager sehen können, dass es einen echten Bedarf an mehr Macht gibt.
- Machen Sie es sich leicht. Es ist schwierig, den Überblick über die Zeit zu behalten. Integrieren Sie diese Timesheets in die tägliche Arbeit der Menschen. Die Verwendung von Excel-Dateien ist nicht hilfreich. Sie müssen nach einem verwaltbaren Projektmanagementsystem suchen. Dieses System kann die Zeiterfassung mit den täglichen Aufgaben der Mitarbeiter in Projekten synchronisieren.Ich werde später über die Zeiterfassungsmöglichkeiten auf dem Microsoft Project Server schreiben.
- Machen Sie alle verantwortlich. Sicherlich gibt es in jeder Gruppenarbeit Leute, die weniger arbeiten und sogenannte Freifahrten machen. Dadurch sinkt mit der Zeit die Motivation der übrigen Teammitglieder. Sagen Sie den Leuten, dass der Zeitbericht dazu hilft, die Leistungsbeurteilung fairer zu gestalten, und dass er Personen ausfindig macht, die dem Team beim Fortschreiten der Arbeit helfen oder von der Arbeit weglaufen.
Schließlich gibt Ihnen die Zeiterfassung wertvolle Informationen über den Projektfortschritt und die Leistung der Mitarbeiter und hilft dem Projektmanagement-Büro, Projektportfolios besser zu verwalten und Erwartungen zu erfüllen. Versuchen Sie, die damit verbundenen Vorteile in Ihrem Team zu akzeptieren, und seien Sie geduldig, bis es vollständig akzeptiert ist. Sie können Belohnungen für Personen festlegen, die konsequent „richtige Timesheets senden“. Wir haben das einmal in unserer eigenen Firma gemacht, und wie erwartet, habe ich keine Belohnungen erhalten!